Şimdi kayıt ol
%10 İndirim Kazan

Yeni ürünler,Özel teklifler ve en yeni moda İncelemerinden ilk siz haberdar olun.

Kayıt Ol

ŞİMDİ KAYDOL' a bastığınızda,Bross'un Üyelik Sözleşmesi ve Gizlilik Politikasını kabul etmiş olursunuz!

Kişisel Verileri Saklama ve İmha Politikası

KİŞİSEL VERİLERİ SAKLAMA ve İMHA POLİTİKASI

1 – GİRİŞ

  • Amaç

Kişisel Verileri Saklama ve İmha Politikası (‘Politika’), Bross Tekstil San. Ve Tic. A.Ş, Yako Tekstil San. Ve Dış Ticaret A.Ş. ve Innovatech Otomasyon Sistemleri San. Ve Tic. A.Ş ( bundan böyle ‘Şirket’ olarak anılacaktır.) Şirketçe gerçekleştirilmekte olan saklama ve imha faaliyetlerine ilişkin iş ve işlemler konusunda usul ve esasları belirlemek amacıyla hazırlanmıştır. Şirket; Stratejik Planda belirlenen misyon, vizyon ve temel ilkeler doğrultusunda; Şirket çalışanları, çalışan adayları, tedarikçiler, tedarikçi çalışanı ve yetkilileri, ziyaretçiler ve diğer üçüncü kişilere ait kişisel verilerin T.C. Anayasası, uluslararası sözleşmeler, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“Kanun”) ve diğer ilgili mevzuata uygun olarak işlenmesini ve ilgili kişilerin haklarını etkin bir şekilde kullanmasının sağlanmasını öncelik olarak belirlemiştir. Kişisel verilerin saklanması ve imhasına ilişkin iş ve işlemler, Şirket tarafından bu doğrultuda hazırlanmış olan Politika’ya uygun olarak gerçekleştirilir.

  • Kapsam

Şirket çalışanları, çalışan adayları, tedarikçiler ziyaretçiler ve diğer üçüncü kişilere ait kişisel veriler bu Politika kapsamında olup Şirket’in sahip olduğu ya da Şirket’çe yönetilen kişisel verilerin işlendiği tüm kayıt ortamları ve kişisel veri işlenmesine yönelik faaliyetlerde bu Politika uygulanır.

  • Tanımlar

Alıcı Grubu : Veri sorumlusu tarafından kişisel verilerin aktarıldığı gerçekveya tüzel kişi kategorisi.

Açık Rıza : Belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayanan ve özgüriradeyle açıklanan rıza.

Anonim Hale Getirme : Kişisel verilerin, başka verilerle eşleştirilerek dahi hiçbirsurette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyleilişkilendirilemeyecek hale getirilmesi.

Çalışan : Şirket personeli.

Elektronik Ortam : Kişisel verilerin elektronik aygıtlar ile oluşturulabildiği,okunabildiği, değiştirilebildiği ve yazılabildiği ortamlar.

Elektronik OlmayanOrtam: Elektronik ortamların dışında kalan tüm yazılı, basılı, görsel

vb. diğer ortamlar.

İlgili Kişi : Kişisel verisi işlenen gerçek kişi.

İlgili Kullanıcı : Verilerin teknik olarak depolanması, korunması veyedeklenmesinden sorumlu olan kişi ya da birim hariç olmaküzere veri sorumlusu organizasyonu içerisinde veya veri sorumlusundan aldığı yetki ve talimat doğrultusunda kişiselverileri işleyen kişiler.

İmha : Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi veya anonim halegetirilmesi.

Kanun : 6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu.

Kayıt Ortamı : Tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir verikayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayanyollarla işlenen kişisel verilerin bulunduğu her türlü ortam.

Kişisel Veri : Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin hertürlü bilgi.

Kişisel Veri İşleme Envanteri: Veri sorumlularının iş süreçlerine bağlı olarakgerçekleştirmekte oldukları kişisel verileri işlemefaaliyetlerini; kişisel verileri işleme amaçları ve hukukisebebi, veri kategorisi, aktarılan alıcı grubu ve veri konusukişi grubuyla ilişkilendirerek oluşturdukları ve kişisel verilerin işlendikleri amaçlar için gerekli olan azami muhafaza edilmesüresini, yabancı ülkelere aktarımı öngörülen kişisel verilerive veri güvenliğine ilişkin alınan tedbirleri açıklayarakdetaylandırdıkları envanter.

Kişisel Verilerin İşlenmesi: Kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya daherhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıylaotomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi,depolanması, saklanması, değiştirilmesi, yenidendüzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, eldeedilebilir hale getirilmesi, sınıflandırılması ya dakullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerindegerçekleştirilen her türlü işlem.

Kurul : Kişisel Verileri Koruma Kurulu

Özel Nitelikli Kişisel Veri: Kişilerin ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek,vakıf ya da sendika üyeliği, sağlığı, cinsel hayatı, cezamahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik verileri.

Periyodik İmha : Kanun’da yer alan kişisel verilerin işlenme şartlarınıntamamının ortadan kalkması durumunda kişisel verilerisaklama ve imha politikasında belirtilen ve tekrar edenaralıklarla re’sen gerçekleştirilecek silme, yok etme veyaanonim hale getirme işlemi.

Politika : Kişisel Verileri Saklama ve İmha Politikası

Tedarikçi : Şirket ile belirli bir sözleşme çerçevesinde hizmet ya da ürün sağlayan gerçek veya tüzel kişi

Veri İşleyen : Veri sorumlusunun verdiği yetkiye dayanarak veri sorumlusuadına kişisel verileri işleyen gerçek veya tüzel kişi.

Veri Kayıt Sistemi : Kişisel verilerin belirli kriterlere göre yapılandırılarak işlendiği kayıt sistemi.

Veri Sorumlusu : Kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen,veri kayıt sisteminin kurulmasında ve yönetilmesindensorumlu gerçek veya tüzel kişi.

Veri Sorumluları Sicil Bilgi Sistemi: Veri sorumlularının Sicile başvuruda ve Sicile ilişkin ilgilidiğer işlemlerde kullanacakları, internet üzerinden erişilebilen,Başkanlık tarafından oluşturulan ve yönetilen bilişim sistemi.

VERBİS : Veri Sorumluları Sicil Bilgi Sistemi

Yönetmelik : 28 Ekim 2017 tarihli Resmi Gazetede yayımlanan Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik.

2- SORUMLULUK VE GÖREV DAĞILIMI

Şirket’in tüm birimleri ve çalışanları, sorumlu birimlerce Politika kapsamında alınmakta olan teknik ve idari tedbirlerin gereği gibi uygulanması, birim çalışanlarının eğitimi ve farkındalığının arttırılması, izlenmesi ve sürekli denetimi ile kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesinin önlenmesi, kişisel verilere hukuka aykırı olarak erişilmesinin önlenmesi ve kişisel verilerin hukuka uygun saklanmasının sağlanması amacıyla kişisel veri işlenen tüm ortamlarda veri güvenliğini sağlamaya yönelik teknik ve idari tedbirlerin alınması konularında sorumlu birimlere aktif olarak destek verir.

Kişisel verilerin saklama ve imha süreçlerinde görev alanların unvanları, birimleri ve görev tanımlarına ait dağılım Tablo 1’de verilmiştir.

PERSONEL

GÖREV

SORUMLULUK

İnsan Kaynakları Müdürü

(Buket GÖK )

İnsan Kaynakları Departmanı- Kişisel veri saklama ve imha politikası uygulama sorumlusu

Görevi dahilinde olan süreçlerin saklama süresine uygunluğunun sağlanması ile periyodik imha süresi uyarınca kişisel veri imha sürecinin yönetim

Bilişim Sorumlusu

Bilişim Departmanı Kişisel veri saklama ve imha politikası uygulama sorumlusu

Görevi dahilinde olan süreçlerin saklama süresine uygunluğunun sağlanması ile periyodik imha süresi uyarınca kişisel veri imha sürecinin yönetim

Bilgi İşlem Müdürü

( Uğur DUZLA)

Bilgi İşlem Departmanı kişisel veri saklama ve imha politikası uygulama sorumlusu

Görevi dahilinde olan süreçlerin saklama süresine uygunluğunun sağlanması ile periyodik imha süresi uyarınca kişisel veri imha sürecinin yönetim

Satın Alma Müdürü

Satın Alma Departmanı Kişisel veri saklama ve imha politikası uygulama sorumlusu

Görevi dahilinde olan süreçlerin saklama süresine uygunluğunun sağlanması ile periyodik imha süresi uyarınca kişisel veri imha sürecinin yönetimi

Satış Departmanı Sorumlusu

Satış Departmanı kişisel veri saklama ve imha politikası uygulama sorumlusu

Görevi dahilinde olan süreçlerin saklama süresine uygunluğunu sağlanması ile periyodik imha süresi uyarınca kişisel veri imha sürecinin yönetimi

Muhasebe Müdürü

( Özkan GÖZÜBÜYÜK)

Muhasebe Departmanı Kişisel veri saklama ve imha politikası uygulama sorumlusu

Görevi dahilinde olan süreçlerin saklama süresine uygunluğunun sağlanması ile periyodik imha süresi uyarınca kişisel veri imha sürecinin yönetimi

İdari İşler Müdürü

İdari İşler Departmanı kişisel veri saklama ve imha politikası uygulama sorumlusu

Görevi dahilinde olan süreçlerin saklama süresine uygunluğunun sağlanması ile periyodik imha süresi uyarınca kişisel veri imha sürecinin yönetimi

Çağrı Merkezi Sorumlusu

Çağrı Merkezi Departmanı kişisel veri saklama ve imha politikası uygulama sorumlusu

Görevi dahilinde olan süreçlerin saklama süresine uygunluğunun sağlanması ile periyodik imha süresi uyarınca kişisel veri imha sürecinin yönetimi

Finans Müdürü

Finans Departmanı kişisel veri saklama ve imha politikası uygulama sorumlusu

Görevi dahilinde olan süreçlerin saklama süresine uygunluğunun sağlanması ile periyodik imha süresi uyarınca kişisel veri imha sürecinin yönetimi

Müşteri Hizmetleri Sorumlusu

Müşteri Hizmetleri Departmanı kişisel veri saklama ve imha uygulama sorumlusu

Görevi dahilinde olan süreçlerin saklama süresine uygunluğunun sağlanması ile periyodik imha süresi uyarınca kişisel veri imha sürecinin yönetimi

Kalite Kontrol Müdürü

( Fatma SAKA)

Kalite Kontrol Departmanı kişisel veri saklama ve imha uygulama sorumlusu

Görevi dahilinde olan süreçlerin saklama süresine uygunluğunun sağlanması ile periyodik imha süresi uyarınca kişisel veri imha sürecinin yönetimi

Labaratuvar Şefi

( Hanife ULUSOY)

Labaratuvar Departmanı kişisel veri saklama ve imha sorumlusu

Görevi dahilinde olan süreçlerin saklama süresine uygunluğunun sağlanması ile periyodik imha süresi uyarınca kişisel veri imha sürecinin yönetimi

İhracat Müdürü

( Pınar KOCABIYIK)

İhracat Departmanı kişisel veri saklama ve imha sorumlusu

Görevi dahilinde olan süreçlerin saklama süresine uygunluğunun sağlanması ile periyodik imha süresi uyarınca kişisel veri imha sürecinin yönetimi



3- KAYIT ORTAMLARI

Kişisel veriler, Şirket tarafından Tablo 2’de listelenen ortamlarda hukuka uygun olarak güvenli bir şekilde saklanır.



ELEKTRONİK ORTAMLAR

ELEKTRONİK OLMAYAN ORTAMLAR

  • Sunucular(Etki alanı, yedekleme, e-posta, veritabanı,web,dosyapaylaşım,vb.) Yazılımlar (ofis yazılımları, portal, VERBİS.)

  • Bilgi güvenliği cihazları (güvenlik duvarı, saldırı tespit ve engelleme, günlük kayıt dosyası, antivirüs vb. )

  • Kişisel bilgisayarlar (Masaüstü, dizüstü) Mobil cihazlar (telefon, tablet vb.)

  • Optik diskler (CD, DVD vb.)

  • Çıkartılabilir bellekler (USB, Hafıza Kart vb)

  • Yazıcı, tarayıcı, fotokopi makinesi

  • Kağıt,

  • Manuel veri kayıt sistemleri (anket formları, ziyaretçi giriş defteri)

  • Yazılı, basılı, görsel ortamlar



4- SAKLAMA ve İMHAYA İLİŞKİN AÇIKLAMALAR

Şirket tarafından; çalışanlar, çalışan adayları, tedarikçiler, tedarikçi çalışanı ve yetkilileri, ziyaretçiler ve hizmet sağlayıcı olarak ilişkide bulunulan üçüncü kişilere ait kişisel verilerKanuna uygun olarak saklanır ve imha edilir. Bu kapsamda saklama ve imhaya ilişkin detaylı açıklamalara aşağıda sırasıyla yer verilmiştir.

4.1 Saklamaya İlişkin Açıklamalar

Kanunun 3. maddesinde kişisel verilerin işlenmesi kavramı tanımlanmış, 4. maddesinde işlenen kişisel verinin işlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olması ve ilgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli süre kadar muhafaza edilmesi gerektiği belirtilmiş, 5 ve 6. maddelerde ise kişisel verilerin işleme şartları sayılmıştır. Buna göre Şirket faaliyetleri çerçevesinde kişisel veriler, ilgili mevzuatta öngörülen veya işleme amaçlarımıza uygun süre kadar saklanır.

4.1.1 Saklamayı Gerektiren Hukuki Sebepler

Kurumda, faaliyetleri çerçevesinde işlenen kişisel veriler, ilgili mevzuatta öngörülen süre kadar muhafaza edilir. Bu kapsamda kişisel veriler;

  • 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu,

  • 6098 sayılı Türk Borçlar Kanunu,

  • 5510 sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu,

  • 5651 sayılı İnternet Ortamında Yapılan Yayınların Düzenlenmesi ve Bu Yayınlar Yoluyla İşlenen Suçlarla Mücadele Edilmesi Hakkında Kanun,

  • 6331 sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu,

  • 4982 Sayılı Bilgi Edinme Kanunu,

  • 3071 sayılı Dilekçe Hakkının Kullanılmasına Dair Kanun,

  • 4857 sayılı İş Kanunu,

  • 5434 sayılı Emekli Sağlığı Kanunu,

  • İşyeri Bina ve Eklentilerinde Alınacak Sağlık ve Güvenlik Önlemlerine İlişkinYönetmelik,

  • Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik

  • 4054 Sayılı Rekabetin Korunması Hakkında Kanun

  • 213 Sayılı Vergi Usul Kanunu

  • 6102 Sayılı Türk Ticaret Kanunu

  • 5520 Sayılı Kurumlar Vergisi Kanunu

  • Bu kanunlar uyarınca yürürlükte olan diğer ikincil düzenlemelerçerçevesinde öngörülen saklama süreleri kadar saklanmaktadır.

4.1.2 Saklamayı Gerektiren İşleme Amaçları

Şirket, faaliyetleri çerçevesinde işlemekte olduğu kişisel verileri aşağıdaki amaçlar doğrultusunda saklar.

  • İnsan kaynakları süreçlerini yürütmek.

  • Kurumsal iletişimi sağlamak.

  • Kurum güvenliğini sağlamak,

  • İstatistiksel çalışmalar yapabilmek.

  • İmzalanan sözleşmeler ve protokoller neticesinde iş ve işlemleri ifa edebilmek.

  • VERBİS kapsamında, çalışanlar, veri sorumluları, irtibat kişileri, veri sorumlusu temsilcileri ve veri işleyenlerin tercih ve ihtiyaçlarını tespit etmek, verilen hizmetleri buna göre düzenlemek ve gerekmesi halinde güncellemek.

  • Yasal düzenlemelerin gerektirdiği veya zorunlu kıldığı şekilde, hukuki yükümlülüklerinyerine getirilmesini sağlamak.

  • Şirket ile iş ilişkisinde bulunan gerçek / tüzel kişilerle irtibat sağlamak

  • Yasal raporlamalar yapmak

  • İleride doğabilecek hukuki uyuşmazlıklarda delil olarak ispat yükümlülüğü.

4.2 İmhayı Gerektiren Sebepler

Kişisel veriler;

  • İşlenmesine esas teşkil eden ilgili mevzuat hükümlerinin değiştirilmesi veya ilgası,

  • İşlenmesini veya saklanmasını gerektiren amacın ortadan kalkması,

  • Kişisel verileri işlemenin sadece açık rıza şartına istinaden gerçekleştiği hallerde, ilgilikişinin açık rızasını geri alması,

  • Kanunun 11 inci maddesi gereği ilgili kişinin hakları çerçevesinde kişisel verilerininsilinmesi ve yok edilmesine ilişkin yaptığı başvurunun Kurum tarafından kabul edilmesi,

  • Şirket’in, ilgili kişi tarafından kişisel verilerinin silinmesi, yok edilmesi veya anonimhale getirilmesi talebi ile kendisine yapılan başvuruyu reddetmesi, verdiği cevabı yetersiz bulması veya Kanunda öngörülen süre içinde cevap vermemesi hallerinde; Kurul’a şikâyette bulunması ve bu talebin Kurul tarafından uygun bulunması,

  • Kişisel verilerin saklanmasını gerektiren azami sürenin geçmiş olması ve kişisel verileridaha uzun süre saklamayı haklı kılacak herhangi bir şartın mevcut olmaması,

durumlarında, Şirket tarafından ilgili kişinin talebi üzerine silinir, yok edilir ya da re’sen silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir.

5- TEKNİK VE İDARİ TEDBİRLER

Kişisel verilerin güvenli bir şekilde saklanması, hukuka aykırı olarak işlenmesi ve erişilmesinin önlenmesi ile kişisel verilerin hukuka uygun olarak imha edilmesi için Kanun’un 12. maddesiyle Kanun’un 6.maddesi nin dördüncü fıkrası gereği özel nitelikli kişisel veriler için Kurul tarafından belirlenerek ilan edilen yeterli önlemler çerçevesinde Şirket tarafından teknik ve idari tedbirler alınır.

5.1 Alınan Teknik Tedbirler

Şirket tarafından alınan teknik tedbirler aşağıda yer almaktadır:

 1- Kişisel Verilerin Hukuka Uygun İşlenmesini Sağlamak için Alınan Teknik Tedbirler

 Şirket tarafından kişisel verilerin hukuka uygun işlenmesini sağlamak için alınan başlıca teknik tedbirler aşağıda sıralanmaktadır:

  • Şirket bünyesinde gerçekleştirilen kişisel veri işleme faaliyetleri kurulan teknik sistemlerle denetlenmektedir.

  • Alınan teknik önlemler periyodik olarak iç denetim mekanizması gereği ilgilisine raporlanmaktadır.

  • Teknik konularda bilgili personel istihdam edilmektedir.

 2- Kişisel Verilerin Hukuka Uygun İşlenmesini Sağlamak için Alınan İdari Tedbirler 

 Şirket tarafından kişisel verilerin hukuka uygun işlenmesini sağlamak için alınan başlıca idari tedbirler aşağıda sıralanmaktadır:

  • Çalışanlar, kişisel verilerin korunması hukuku ve kişisel verilerin hukuka uygun olarak işlenmesi konusunda bilgilendirilmekte ve eğitilmektedir.

  • Şirket’in yürütmekte olduğu tüm faaliyetler detaylı olarak tüm iş birimleri özelinde analiz edilerek, bu analiz neticesinde ilgili iş birimlerinin gerçekleştirmiş olduğu faaliyetler özelinde kişisel veri işleme faaliyetleri ortaya konulmaktadır.

  • Şirket’in iş birimlerinin yürütmekte olduğu kişisel veri işleme faaliyetleri; bu faaliyetlerin Kanun’un aradığı kişisel veri işleme şartlarına uygunluğun sağlanması için yerine getirilecek olan gereklilikler her bir iş birimi ve yürütmekte olduğu detay faaliyet özelinde belirlenmektedir.

  • İş birimi bazında belirlenen hukuksal uyum gerekliliklerinin sağlanması için ilgili iş birimleri özelinde farkındalık yaratılmakta ve uygulama kuralları belirlenmekte; bu hususların denetimini ve uygulamanın sürekliliğini sağlamak için gerekli idari tedbirler şirket içi politikalar ve eğitimler yoluyla hayata geçirilmektedir.

  • Şirket ile çalışanlar arasındaki hukuki ilişkiyi yöneten sözleşme ve belgelere, Şirket’in talimatları ve kanunla getirilen istisnalar dışında, kişisel verileri işlememe, ifşa etmeme ve kullanmama yükümlülüğü getiren kayıtlar konulmakta ve bu konuda çalışanların farkındalığı yaratılmakta ve denetimler yürütülerek Kanun’dan doğan yükümlülükler yerine getirilmektedir.

 

5.1.2. Kişisel Verilerin Hukuka Aykırı Erişimini Engellemek için Alınan Teknik ve İdari Tedbirler

Şirket, kişisel verilerin tedbirsizlikle veya yetkisiz olarak açıklanmasını, erişimini, aktarılmasını veya başka şekillerdeki tüm hukuka aykırı erişimi önlemek için korunacak verinin niteliği, teknolojik imkânlar ve uygulama maliyetine göre teknik ve idari tedbirler almaktadır.

  • Kişisel Verilerin Hukuka Aykırı Erişimini Engellemek için Alınan Teknik Tedbirler

Şirket tarafından kişisel verilerin hukuka aykırı erişimini engellemek için alınan başlıca teknik tedbirler aşağıda sıralanmaktadır:

  • Teknolojideki gelişmelere uygun teknik önlemler alınmakta, alınan önlemler periyodik olarak güncellenmekte ve yenilenmektedir.

  • İş birimi bazında belirlenen hukuksal uyum gerekliliklerine uygun olarak erişim ve yetkilendirme teknik çözümleri devreye alınmaktadır.

  • Erişim yetkileri sınırlandırılmakta, yetkiler düzenli olarak gözden geçirilmektedir.

  • Alınan teknik önlemler periyodik olarak iç denetim mekanizması gereği ilgilisine raporlanmakta, risk teşkil eden hususlar yeniden değerlendirilerek gerekli teknolojik çözüm üretilmektedir.

  • Virüs koruma sistemleri ve güvenlik duvarlarını içeren yazılımlar ve donanımlar kurulmaktadır.

  • Teknik konularda bilgili personel istihdam edilmektedir.

  • Kişisel verilerin toplandığı uygulamalardaki güvenlik açıklarını saptamak için düzenli olarak güvenlik taramalarından geçirilmektedir. Bulunan açıkların kapatılması sağlanmaktadır.





  • Kişisel Verilerin Hukuka Aykırı Erişimini Engellemek için Alınan İdari Tedbirler

Şirket tarafından kişisel verilerin hukuka aykırı erişimini engellemek için alınan başlıca idari tedbirler aşağıda sıralanmaktadır:

  • Çalışanlar, kişisel verilere hukuka aykırı erişimi engellemek için alınacak teknik tedbirler konusunda eğitilmektedir.

  • İş birimi bazında kişisel veri işlenmesi hukuksal uyum gerekliliklerine uygun olarak Şirket içinde kişisel verilere erişim ve yetkilendirme süreçleri tasarlanmakta ve uygulanmaktadır.

  • Çalışanlar, öğrendikleri kişisel verileri Kanun hükümlerine aykırı olarak başkasına açıklayamayacağı ve işleme amacı dışında kullanamayacağı ve bu yükümlülüğün görevden ayrılmalarından sonra da devam edeceği konusunda bilgilendirilmekte ve bu doğrultuda kendilerinden gerekli taahhütler alınmaktadır.

  • Şirket tarafından kişisel verilerin hukuka uygun olarak aktarıldığı kişiler ile akdedilen sözleşmelere; kişisel verilerin aktarıldığı kişilerin, kişisel verilerin korunması amacıyla gerekli güvenlik tedbirlerini alacağına ve kendi kuruluşlarında bu tedbirlere uyulmasını sağlayacağına ilişkin hükümler eklenmektedir.

5.1.3. Kişisel Verilerin Güvenli Ortamlarda Saklanması

Şirket, kişisel verilerin güvenli ortamlarda saklanması ve hukuka aykırı amaçlarla yok edilmesini, kaybolmasını veya değiştirilmesini önlemek için teknolojik imkânlar ve uygulama maliyetine göre gerekli teknik ve idari tedbirleri almaktadır.

  • Kişisel Verilerin Güvenli Ortamlarda Saklanması için Alınan Teknik Tedbirler

Şirket tarafından kişisel verilerin güvenli ortamlarda saklanması için alınan başlıca teknik tedbirler aşağıda sıralanmaktadır:

  • Kişisel verilerin güvenli ortamlarda saklanması için teknolojik gelişmelere uygun sistemler kullanılmaktadır.

  • Teknik konularda uzman personel istihdam edilmektedir.

  • Saklanma alanlarına yönelik teknik güvenlik sistemleri kurulmakta, bilişim sistemleri üzerindeki güvenlik zafiyetlerinin tespitine yönelik güvenlik testleri ve araştırmaları yapılmakta, yapılan test ve araştırmaların sonucunda tespit edilen mevcut ya da muhtemel risk teşkil eden hususlar giderilmektedir. Alınan teknik önlemler periyodik olarak iç denetim mekanizması gereği ilgilisine raporlanmaktadır.

  • Kişisel verilerin güvenli bir biçimde saklanmasını sağlamak için hukuka uygun bir biçimde yedekleme programları kullanılmaktadır.

  • Kişisel verilerin tutulduğu ortamlara veriye erişim kısıtlanarak yalnızca yetkili kişilerin, kişisel verinin saklanma amacı ile sınırlı olarak bu verilere erişmesine izin verilmekte, kişisel verilerin bulunduğu veri depolama alanlarına erişimler loglanarak uygunsuz erişimler veya erişim denemeleri ilgililere anlık olarak iletilmektedir.



  • Kişisel Verilerin Güvenli Ortamlarda Saklanması için Alınan İdari Tedbirler

Şirket tarafından kişisel verilerin güvenli ortamlarda saklanması için alınan başlıca idari tedbirler aşağıda sıralanmaktadır:

  • Çalışanlar, kişisel verilerin güvenli bir biçimde saklanmasını sağlamak konusunda eğitilmektedirler.

  • Bilgi güvenliği, özel hayatın gizliliği ve kişisel verilerin korunması alanındaki gelişmeleri takip etmek ve gerekli aksiyonları almak üzere hukuki ve teknik danışmanlık hizmeti alınmaktadır.

  • Şirket tarafından kişisel verilerin saklanması konusunda teknik gereklilikler sebebiyle dışarıdan bir hizmet alınması durumunda, kişisel verilerin hukuka uygun olarak aktarıldığı ilgili firmalar ile akdedilen sözleşmelere; kişisel verilerin aktarıldığı kişilerin, kişisel verilerin korunması amacıyla gerekli güvenlik tedbirlerini alacağına ve kendi kuruluşlarında bu tedbirlere uyulmasını sağlanacağına ilişkin hükümlere yer verilmektedir.

5.1.4. Kişisel Verilerin Korunması Konusunda Alınan Tedbirlerin Denetimi

Şirket, Kanun’un 12. maddesine uygun olarak, kendi bünyesinde gerekli denetimleri yapmakta veya yaptırmaktadır. Bu denetim sonuçları Şirket’in iç işleyişi kapsamında konu ile ilgili bölüme raporlanmakta ve alınan tedbirlerin iyileştirilmesi için gerekli faaliyetler yürütülmektedir.

5.1.5 Kişisel Verilerin Yetkisiz Bir Şekilde İfşası Durumunda Alınacak Tedbirler

Şirket, Kanun’un 12. maddesine uygun olarak işlenen kişisel verilerin kanuni olmayan yollarla başkaları tarafından elde edilmesi halinde bu durumu en kısa sürede ilgili kişisel veri sahibine ve Kurul’a bildirilmesini sağlayan sistemi yürütmektedir. Kurul tarafından gerek görülmesi halinde, bu durum Kurul’un internet sitesinde veya başka bir yöntemle ilan edilebilecektir.

 5.2 Kişisel Veri Sahiplerinin Yasal Haklarının Gözetilmesi

 Şirket, kişisel veri sahiplerinin Politika ve Kanun’un uygulanması ile tüm yasal haklarını gözetir ve bu haklarının korunması için gerekli tüm önlemleri alır.

5.3Özel Nitelikli Kişisel Verilerin Korunması

Kanun birtakım kişisel verilere, hukuka aykırı olarak işlendiğinde kişilerin mağduriyetine ve/veya ayrımcılığa sebep olma riski nedeniyle özel önem atfetmiştir. Bu veriler; ırk, etnik köken, siyasi düşünce, felsefi inanç, din, mezhep veya diğer inançlar, kılık ve kıyafet, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlık, cinsel hayat, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili veriler ile biyometrik ve genetik verilerdir. Kanun ile “özel nitelikli” olarak belirlenen ve hukuka uygun olarak işlenen özel nitelikli kişisel verilerin korunmasına Şirket tarafından azami hassasiyet gösterilmektedir. Bu kapsamda, Şirket tarafından, kişisel verilerin korunması için alınan teknik ve idari tedbirler, özel nitelikli kişisel veriler bakımından da azami özenle uygulanmakta ve bu konuda Şirket bünyesinde gerekli denetimler sağlanmaktadır

6- KİŞİSEL VERİLERİ İMHA TEKNİKLERİ

İlgili mevzuatta öngörülen süre ya da işlendikleri amaç için gerekli olan saklama süresinin sonunda kişisel veriler, Şirket tarafından re’sen veya ilgili kişinin başvurusu üzerine yine ilgili mevzuat hükümlerine uygun olarak aşağıda belirtilen tekniklerle imha edilir.

6.1 Kişisel Verilerin Silinmesi

Kişisel verilerin silinmesi ile bu veriler tekrar hiçbir şekilde kullanılamayacak ve geri getirilemeyecek şekilde imha edilir. Buna göre kişisel veriler, kayıtlı oldukları evrak, dosya, CD, disket, hard disk gibi araçlardan geri dönüştürülemeyecek şekilde silinir

6.2 Kişisel Verilerin Yok Edilmesi

Kişisel verilerin yok edilmesi ise, bilgilerin tekrar geri getirilemeyecek ve kullanılamayacak şekilde, verilerin kaydedildiği evrak,  dosya,  CD,  disket,  hard disk gibi veri saklamaya elverişli materyallerin yok edilmesini ifade etmektedir.

6.3 Kişisel Verilerin Anonim Hale Getirilmesi

Saklanmakta olan kişisel verilerde bir değişiklik veya ekleme/çıkarma yapılmaksızın; herhangi bir kişisel veri grubunun genelleme, birbiri ile yer değiştirme veya gruptan belirli bir veri veya alt veri grubunun çıkarılması ile uygulanan anonimleştirmeye yöntemleridir.



7- SAKLAMA ve İMHA SÜRELERİ

VERİ SAHİBİ

VERİ KATEGORİSİ

VERİ SAKLAMA SÜRESİ

Çalışan

İşe alım evrakları ile Sosyal Güvenlik Kurumu’na gerçekleştirilen; hizmet süresine ve ücrete dair bildirimlere esas özlük veriler

Hizmet akdinin devamında ve hitamından itibaren de 10(ON) yıl müddetle muhafaza edilir.

Çalışan

İşe alım evrakları ile Sosyal Güvenlik Kurumuna gerçekleştirilen; hizmet süresine ve ücrete dair bildirimlere esas özlük verileri dışında kalan özlük verileri

Hizmet akdinin devamında ve hitamını takip eden takvim yılı yılbaşından itibaren de 10(on) yıl müddetle muhafaza edilir.

Çalışan

İşyeri kişisel sağlık dosyası içeriğindeki veriler

Hizmet akdinin devamında ve hitamından itibaren 10(ON) yıl müddetle muhafaza edilir.

Ziyaretçi

Şirket’e ait fiziki mekana girişte alınan Ziyaretçi'ye ait ad, soyad, T.C.K.N., araç plakası, çalıştığı firma bilgisi/unvanı,giriş-çıkış saatleri

6 aysüre ile saklanır.

İnternet Sitesi Ziyaretçisi

İnternet Sitesi Ziyaretçisi'ne ait ad, soyad, e-posta adresi, internet sitesi giriş-çıkış hareketleri,IP adresi, log kayıtları

1 yıl süre ile saklanır.

Çalışan Adayı

Çalışan Adayına ait özgeçmiş ve işe başvuru formunda yer alan kişisel ve özel nitelikli kişisel veriler

En fazla 1 yıl olmak üzere özgeçmişin güncelliğini kaybedeceği süre kadar saklanır.

Şirket’in İşbirliği İçinde Olduğu Kurum/Firmalar  (Tedarikçi, çalışanı, yetkilisi)

Şirket’in işbirliği içinde olduğu Kurum/Firmalar ile Şirket arasındaki ticari ilişkinin yürütümüne dair kimlik bilgisi, iletişim bilgisi, finansal bilgiler, telefon aramalarında alınan ses kayıtları, Şirket’in işbirliği içinde olduğu Kurum/Firma çalışanı verileri

Şirket’in işbirliği içinde olduğu Kurum/Firmaların, Şirket ile olan iş/ticari ilişkisi süresince ve sona ermesinden itibaren Türk Borçlar Kanunu md.146 ile Türk Ticaret Kanunu md.82 uyarınca 10 yıl süre ile saklanır.

Müşteriler

Müşteriye ait kimlik verileri, iletişim verileri,finansal veriler, internet sitesinden alışveriş yapmaları halinde alışveriş geçmişi bilgisi verileri, log kayıtları, IP adresi,

Müşteri ile girilen son etkileşimi takip eden 10 yıl süre ile saklanır.

İnternet Sitesi Üyeleri

Üyelere ait kimlik verileri, iletişim verileri, Log kayıtları

Üyelik süresi boyunca ve üyeliğin sona erdirilmesi halinde 1 yıl süre ile saklanır.

Müşteri Adayları

Müşteri adayının kimlik verisi, iletişim verisi, ses kaydı verisi

1 yıl süre ile saklanır.

Çalışan, Çalışan Adayı, Tedarikçi/Çalışanı/Yetkilisi, şirket lokasyonlarına giriş yapan diğer üçüncü kişiler

Kamera kayıtlarında elde edilen görsel veri ve sesli kayıt yapılan ortamlarda elde edilen işitsel veri

3 ay süre ile saklanır.

Şirket, Kanun, ilgili mevzuat, Kişisel Verilerin İşlenmesi ve Korunması Politikası ve işbu Kişisel Verileri Saklama ve İmha Politikası uyarınca sorumlu olduğu kişisel verileri silme, yok etme veya anonim hale getirme yükümlülüğünün ortaya çıktığı tarih olan yani saklam süresinin bitimin takip eden ilk haziran ya da aralık ayındaki periyodik imha işleminde, kişisel verileri siler, yok eder veya anonim hale getirir.

İlgili kişi, Kanun’un 13’ncü maddesine istinaden Şirket’e başvurarak kendisine ait kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini talep ettiğinde;

  • Kişisel verileri işleme şartlarının tamamı ortadan kalkmışsa; Şirket talebe konu kişisel verileri talebi aldığı günden itibaren 30 (otuz) gün içinde gerekçesini açıklayarak uygun imha yöntemi ile siler, yok eder veya anonim hale getirir.  Şirket’in talebi almış sayılması için ilgili kişinin talebini Kişisel Verilerin İşlenmesi ve Korunması Politikası’na uygun olarak yapmış olması gerekir. Şirket, her halde yapılan işlemle ilgili ilgili kişiye bilgi verir.

  • Kişisel verileri işleme şartlarının tamamı ortadan kalkmamışsa, bu talep Şirket tarafından Kanun’un 13. maddesinin üçüncü fıkrası uyarınca gerekçesi açıklanarak reddedilebilir ve ret cevabı ilgili kişiye en geç otuz gün içinde yazılı olarak ya da elektronik ortamda bildirilir.

8- PERİYODİK İMHA SÜRESİ

Yönetmeliğin 11. maddesi gereğince Şirket, periyodik imha süresini 6 ay olarak belirlemiştir. Buna göre, Şirket’te her yıl Haziran ve Aralık aylarında periyodik imha işlemi gerçekleştirilir.

9- POLİTİKANIN YAYINLANMASI VE SAKLANMASI

Politika, basılı kâğıt ve elektronik ortamda olmak üzere iki farklı ortamda yayımlanır, internet sayfasında kamuya açıklanır.

10-POLİTİKANIN GÜNCELLENME PERİYODU

Politika, ihtiyaç duyuldukça gözden geçirilir ve gerekli olan bölümler güncellenir.

11- POLİTİKANIN YÜRÜRLÜK TARİHİ

İşbu Politika ../../…. Tarihinde yürürlüğe girecektir.


T-Soft E-Ticaret Sistemleriyle Hazırlanmıştır.