ÇALIŞAN ADAYLARININ
KİŞİSEL VERİLERİNİN KORUNMASI VE İŞLENMESİ POLİTİKASI
1 – GİRİŞ
Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (‘’Kanun”), kişisel verilerin korunması ve hukuka uygun işlenmesi ile ilgili önemli düzenlemeler getirmektedir. Kişisel verilerin korunması, Bross Tekstil San. Ve Tic. A.Ş ve Yako Tekstil San. Ve Dış Ticaret A.Ş. (bundan böyle ‘Şirket’ olarak anılacaktır.) için büyük hassasiyet arz etmekte olup, Şirketimizin öncelikleri arasındadır. Bu konunun en önemli ayağını ise www.bross.com.tr ve www.brossocks.com.tr adreslerinde yayımlanan Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Politikası’nda belirlenen esaslarla paralel olarak kaleme alınan işbu Çalışan Adaylarının Kişisel Verilerinin Korunması ve İşlenmesi Politikası (“Politika”) oluşturmaktadır. Şirketimize iş başvurusunda bulunmuş olan çalışan adaylarının (“Çalışan Adayları”) kişisel verilerinin işlenmesi ve korunması hususu da genel hatları ile Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Politikası kapsamında düzenlenmekle birlikte, konuya ilişkin detaylı açıklama ve düzenlemeler Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Politikası’nda belirlenen esaslarla paralel olarak kaleme alınan işbu Politika altında yönetilmektedir. Kişisel verilerin işlenmesinde Şirketimizin uygun süreçlere sahip olması, hukuka uygun hareket etmesini sağlayacak ve bu durum tüm ilgili faaliyetleri etkileyecektir.
2- POLİTİKA’NIN AMACI
İşbu Politika’da Çalışan Adayları’nın kişisel verileri işlenirken hangi kurallara uyulacağı düzenlenmektedir. Dolayısıyla bu politikanın amacı Çalışan Adayları’nın kişisel verilerinin nasıl işleneceğini tespit etmektir. Bu politikanın bir diğer amacı da Çalışan Adayları’nın kişisel verilerinin işlenmesi konusunda bilgilendirilmesidir.
3- POLİTİKA’NIN KAPSAMI
Bu Politika, Çalışan Adayları’nı kapsamakta ve Çalışan Adayları’nın otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla işlenen kişisel verilerine ilişkin uygulama alanı bulmaktadır.
4- TANIMLAR
Açık Rıza: Belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan rızayı,
Anonim Hâle Getirme: Kişisel verilerin, başka verilerle eşleştirilerek dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hâle getirilmesini,
Kişisel Veri: Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgiyi,
Kişisel Verilerin İşlenmesi: Kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hâle getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlemi,
Veri İşleyen: Veri sorumlusunun verdiği yetkiye dayanarak onun adına kişisel verileri işleyen gerçek veya tüzel kişiyi,
Veri Kayıt Sistemi: Kişisel verilerin belirli kriterlere göre yapılandırılarak işlendiği kayıt sistemini,
Veri sorumlusu: Kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasından ve yönetilmesinden sorumlu olan gerçek veya tüzel kişiyi, ifade eder.
Özel Nitelikli Kişisel Veri: Irk, etnik köken, siyasi düşünce, felsefi inanç, din, mezhep veya diğer inançlar, kılık kıyafet, dernek vakıf ya da sendika üyeliği, sağlık, cinsel hayat, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili veriler ile biyometrik ve genetik veriler özel nitelikli veriler.
Şirket Yetkilisi : Şirket yönetim kurulu üyesi ve diğer yetkili gerçek kişiler.
Şirket Hissedarı Şirket hissedarları gerçek kişiler.
5- YÜRÜRLÜK ve GÜNCELLENEBİLİRLİK
Bu Politika değişen şartlara ve mevzuata uyum sağlamak amacıyla zaman zaman güncellenebilecektir. Güncelleme yapılması halinde güncel Politika metni www.bross.com.tr ve www.brossocks.com.tr adresleri üzerinden yayımlanacaktır.
6- İŞE ALIM ve YERLEŞTİRME SÜRECİNDE ÇALIŞAN ADAYLARI’NIN KİŞİSEL VERİLERİNİN İŞLENMESİ
Bu bölüm altında, işe alım sürecinde Çalışan Adayları’nın kişisel verilerinin işlenmesine ilişkin özel düzenlemeler yer almaktadır.
6.1 İşe Alım Sürecinde Toplanan ve İşlenen Kişisel Veriler
Kanun ve ilgili mevzuata göre, iş başvurusunda bulunan Çalışan Adayları’ndan aşağıdaki bilgiler toplanabilecek ve işlenebilecektir:
- Ad-soyad, TC kimlik numarası, cinsiyet, medeni durum, doğum yeri ve tarihi, askerlik durumu (muafsa nedeni), varsa çocuk sayısı ve yaşları, sürücü belgesi, sınıfı, alındığı tarih, eşinin adı, çalışıyorsa iş yeri, cep telefonu ve diğer iletişim bilgileri, ikametgah adresi, boy ve kilo,
- Öğrenim bilgileri (Okuduğu okul, bölüm, derece, başlangıç-bitiş tarihi, şehir)
- Eski iş yeri adresi, telefonu, eski iş yerindeki pozisyonu, eski iş yerinde iş giriş-çıkış tarihi, ayrılma nedeni, maaşı
- Bilgisayar bilgisi, kullanılan programlar
- Çalışmak istediğiniz departman
- İş başvurunuzda belirtmiş olduğunuz referansın adı soyadı, unvanı, çalıştığı iş yeri, telefon numarası
- Çalışmak istenilen depatman, vardiyalı çalışabilme durumu, ücret beklentisi, işe başlanabilecek tarih
- Açık rıza vermeniz durumunda ilgili Kanun’un 6. Maddesinde özel nitelikli kişisel niteliğinde olan; sabıka kaydı var ise nedeni, sağlık problemi varsa geçirilen ameliyatlar ve görülen tedaviler, engel durumu var ise oranı
6.2 Çalışan Adayları’nın Kişisel Verilerini Toplanma Yöntemleri ve İşlenme Amaçları
İş Başvuru Formu aracılığı ile aday hakkında toplanan kişisel veriler ve açık rıza verilmiş olan özel nitelikli kişisel veriler, iş başvurusu talebinin ve ilgili pozisyona uygunluğunun değerlendirilmesi, Kurumumuz insan kaynakları politikaları çerçevesinde işe alım süreçlerinin yürütülmesi, sonuçlandırılması ve bu kapsamda aday ile iletişime geçilmesi amaçlarıyla ve ayrıca Şirketimizin ve Şirketimiz ile iş ilişkisi içerisinde olan kişiler ile hukuki ve ticari yükümlülüklerin gerçekleştirilmesinin temini amacıyla; ticari ve iş stratejilerimizin belirlenmesi ve uygulanması ile Şirketimizin uyguladığı işe alım ilkelerinin geliştirilmesi ve iyileştirilmesi amaçlarıyla 6698 sayılı Kanun’un 5. Ve 6. maddelerinde belirtilen kişisel ve özel nitelikli kişisel veri işleme şartları ve amaçları dahilinde işlenebilecektir.
6.3 Çalışan Adayları Hakkında Araştırma Yapılması
Aday tarafından referans bilgilerinin paylaşılması durumunda, Şirket tarafından adaylar hakkında referans araştırması yapılabilir. Yapılacak referans araştırması genel olarak adayın verdiği bilgilerin doğruluğunu teyit etmeye yönelik olacaktır. Ayrıca adayın kendisi hakkında sakladığı ve Şirket açısından risklerin doğmasına sebep olabilecek bilgileri tespit etmek de yapılabilecek araştırmanın amaçları arasında olacaktır.Yapılacak referans araştırması kapsamında üçüncü kişilerle adaylara ait kimlik bilgisi ve iletişim verisine ilişkin kişisel veriler paylaşılabilir.Adayların çalışmakta olduğu iş yerinden adayın bilgisi haricinde referans alınmamaktadır.Adaylar, kendileri ile ilgili yapılacak referans araştırması hakkında her zaman Şirket ile irtibat kurabilir.
6.4 Adaylık Sürecinde Toplanan Kişisel Verilerden İşe Alım Halinde İşlenmesinde Devam Edilecek Olanlar
İşe alım süreçleri boyunca Çalışan Adayları hakkında toplanan ve işlenen tüm kişisel veriler, Çalışan Adayı’nın ilgili açık pozisyonda istihdam edilmesine karar verilmesi halinde özlük dosyasına aktarılır.
6.5 Çalışan Adaylarının Kişisel Verilerinin Güvenliği
Şirketin çalışanları ile Şirket’e iş başvurusunda bulunan adayların kişisel verilerinin güvenliği arasında negatif ayrımcılık yapılmaz.
7-ÇALIŞAN ADAYLARI’NIN KİŞİSEL VERİLERİNİN İŞLENMESİNE İLİŞKİN İLKELER
7.1 Hukuka ve Dürüstlük Kuralına Uygun İşleme
Kişisel verilerin işlenmesinde hukuksal düzenlemelerle getirilen ilkeler ile genel güven ve dürüstlük kuralına uygun hareket edilmektedir. Bu kapsamda kişisel veriler işlendikleri amaçla orantılı ve sınırlı olarak işlenir.
7.2 Kişisel Verilerin Doğru ve Gerektiğinde Güncel Olmasını Sağlama
Çalışan Adayları’nın meşru menfaatleri dikkate alınarak, işlenen verilerin doğru ve güncel olması için dönemsel kontrol ve güncellemeler yapılmakta ve bu doğrultuda gerekli tedbirler alınmaktadır. Bu kapsamda kişisel verilerin doğruluğunu kontrol etme ve gerekli düzeltmeleri yapmaya yönelik sistemler Şirket bünyesinde oluşturulur.
7.3 Belirli, Açık ve Meşru Amaçlarla İşleme
Kişisel veriler açık ve kesin veri işleme amaçlarına dayalı olarak işlenmektedir. Kişisel veriler sadece bu amaçlar için gerekli olduğu kadar işlenmektedir. Verilerin hangi amaçla işleneceği henüz kişisel veri işleme faaliyeti başlamadan ortaya konulur.
7.4 İşlendikleri Amaçla Bağlantılı, Sınırlı ve Ölçülü Olma
Kişisel veriler belirlenen amaçların gerçekleştirilebilmesine elverişli bir biçimde işlenmekte ve amacın gerçekleştirilmesiyle ilgili olmayan veya ihtiyaç duyulmayan kişisel verilerin işlenmesinden kaçınılmaktadır.
7.5 Mevzuatta Öngörülen veya İşlendikleri Amaç İçin Gerekli Olan Süre Kadar Muhafaza Etme
Şirket kişisel verileri ancak ilgili mevzuatta belirtildiği veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza etmektedir. Bu kapsamda, öncelikle ilgili mevzuatta kişisel verilerin saklanması için bir süre öngörülüp öngörülmediği tespit edilmekte, bir süre belirlenmişse bu süreye uygun davranılmakta, bir süre belirlenmemişse kişisel veriler işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar saklanmaktadır. Sürenin bitimi veya işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması halinde, daha uzun süre işlenmelerine izin veren hukuki bir sebep bulunmaması halinde, kişisel veriler Şirketimizin bu yönde uyguladığı politika esaslarına göre silinmekte, yok edilmekte veya anonim hale getirilmektedir.
8-ÇALIŞAN ADAYLARI’NIN KİŞİSEL VERİLERİNİN İŞLENMESİ ŞARTLARI
Kişisel veri sahibinin açık rıza vermesi, kişisel verilerin hukuka uygun olarak işlenmesini mümkün kılan hukuki dayanaklardan bir tanesidir. Açık rıza dışında, aşağıda yazan diğer şartlardan birinin varlığı durumunda da kişisel veriler işlenebilir. Kişisel veri işleme faaliyetinin dayanağı aşağıda belirtilen şartlardan yalnızca biri olabildiği gibi bu şartlardan birden fazlası da aynı kişisel veri işleme faaliyetinin dayanağı olabilir. İşlenen verilerin özel nitelikli kişisel veri olması halinde burada yazan kuralların yanında; aşağıda bu bölüm altında “Özel Nitelikli Kişisel Verilerin İşlenebileceği Haller” Başlığı içerisinde yer alan şartlar uygulanır.
8.1 Çalışan Adayları’nın Kişisel Verilerinin Açık Rızaya Dayalı Olarak İşlenmesi
Çalışan Adayları’nın kişisel verileri, farklı bir şarta dayalı olarak işlenmediği durumlarda, açık rızaya dayalı olarak işlenmektedir. Çalışan Adayları, işlenen kişisel verilerinin hangileri olduğu, kişisel verilerinin hangi amaçlarla ve hangi sebeplerle işlendiği, kişisel verilerinin hangi kaynaklardan toplandığı, bu kişisel verilerin kimlerle paylaşılacağı ve nasıl kullanılacağı hakkında bilgilendirilir ve bu şekilde açık rızası alınır. Açık rızanın alınması kişisel verilerin toplandığı kaynak dikkate alınarak her bir veri toplama kaynağına özgü olarak hazırlanır.
8.2 Kanunlarda Açıkça Öngörülmesi
Kanunda açıkça kişisel veri işlenmesi öngörüldüğü hallerde, Şirket verisi işlenecek Çalışan Adayı’nın ayrıca açık rızasını almadan kişisel verilerini işler.
8.3 Fiili İmkânsızlık Sebebiyle İlgilinin Açık Rızasının Alınamaması
Fiili imkânsızlık nedeniyle rızasını açıklayamayacak durumda olan veya rızasına geçerlilik tanınamayacak olan Çalışan Adayı’nın kendisinin ya da başka bir kişinin hayatı veya beden bütünlüğünü korumak için kişisel verisinin işlenmesinin zorunlu olması halinde Çalışan Adayı’nın açık rızası alınmaksızın verileri işlenebilir.
8.4 Sözleşmenin Kurulması veya İfasıyla Doğrudan İlgi Olması
Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması halinde veriler işlenebilir.
8.5 Şirketin Hukuki Yükümlülüğünü Yerine Getirmesi
Veri sorumlusu olarak hukuki yükümlülükleri yerine getirmek için işlemenin zorunlu olması halinde açık rıza alınmaksızın Çalışan Adayı’nın verileri işlenebilir.
8.6 Çalışan Adayı’nın Kişisel Verisini Alenileştirmesi
Çalışan Adayı’nın, kişisel verisinin kendisi tarafından alenileştirilmiş olması halinde de açık rızaya gerek olmaksızın veriler işlenebilir.
8.7 Bir Hakkın Tesisi veya Korunması için Veri İşlemenin Zorunlu Olması
Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması halinde Çalışan Adayı’nın açık rızası alınmaksızın verileri işlenebilir.
8.8 Meşru Menfaate Dayalı Olarak Verilerin İşlenmesi
Çalışan Adayı’nın temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla Şirket’in meşru menfaatleri için veri işlemenin zorunlu olması halinde Çalışan Adayı’nın açık rızası alınmaksızın verileri işlenebilir.
9- ÖZEL NİTELİKLİ KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENEBİLECEĞİ HALLER
Kişisel verilerin bir kısmı, “özel nitelikli kişisel veri” olarak ayrı şekilde düzenlenmekte ve özel bir korumaya tabi olmaktadır. Hukuka aykırı olarak işlendiğinde kişilerin mağduriyetine veya ayrımcılığa sebep olma riski nedeniyle, bu verilere özel önem atfedilmiştir.
9.1 Özel Nitelikli Kişisel Verilerin Açık Rızaya Dayalı Olarak İşlenmesi
Özel nitelikli kişisel veriler Çalışan Adayı’nın açık rızası olması halinde işlenebilir. Açık rıza özel nitelikli kişisel verinin niteliğine göre bu Politika’da belirtilen ilkeler ve gerekli idari ve teknik tedbirler alınarak işlenebilir.
9.2 Özel Nitelikli Kişisel Verilerin Açık Rıza Olmaksızın İşlenebileceği Haller
Özel nitelikli kişisel veriler, Çalışan Adayı’nın açık rızası bulunmayan durumlarda Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından belirlenecek olan yeterli önlemlerin alınması kaydıyla aşağıdaki durumlarda işlenmektedir:
- Çalışan Adayı’nın sağlığı ve cinsel hayatı dışındaki özel nitelikli kişisel veriler açısından, kanunlarda öngörülen hallerde,
- Çalışan Adayı’nın sağlığına ve cinsel hayatına ilişkin özel nitelikli kişisel verileri açısından ise kamu sağlığının korunması, koruyucu hekimlik, tıbbi teşhis, tedavi ve bakım hizmetlerinin yürütülmesi, sağlık hizmetleri ile finansmanının planlanması ve yönetimi amacıyla, sır saklama yükümlülüğü altında bulunan kişiler veya yetkili kurum ve kuruluşlar tarafından işlenmesi halinde.
10- ÇALIŞAN ADAYI’NIN AYDINLATILMASI VE BİLGİLENDİRİLMESİ
Kişisel verilerin elde edilmesi sırasında kişisel veri sahipleri Şirket tarafından bilgilendirilir. Bu kapsamda varsa Şirket temsilcisinin kimliği, kişisel verilerin hangi amaçla işleneceği, işlenen kişisel verilerin kimlere ve hangi amaçla aktarılabileceği, kişisel veri toplamanın yöntemi ve hukuki sebebi ile Çalışan Adayları’nın sahip oldukları haklar kendilerine bildirilir. Çalışan Adayları’nın, kişisel verilerine ilişkin bilgi talep etmesi halinde, Şirket tarafından gerekli bilgilendirme yapılır.
11- KİŞİSEL VERİLERİN ÜÇÜNCÜ KİŞİLERE AKTARILMASI
Kişisel veriler ve özel nitelikli kişisel veriler, işleme amaçları doğrultusunda gerekli güvenlik önlemleri alınarak üçüncü kişilere aktarılabilmektedir.
11.1 Kişisel Verilerin Aktarıldığı Üçüncü Kişiler ve Aktarılma Amaçları
6698 sayılı Kanun’un 8. Maddesinde belirtilen kişisel veri işleme şartları ve amaçları doğrultusunda gerekli güvenlik önlemleri alınarak referans olarak gösterilen üçüncü kişilere aktarılabilmektedir. Kişisel verileriniz, işe uygunluk ve yetkinliğinizin değerlendirilmesi kapsamında aktarılabilecek ve sadece bu amaçla sınırlı olarak işlenebilecektir.
12- KİŞİSEL VERİLERİN SAKLANMA SÜRELERİ, SİLİNMESİ, YOK EDİLMESİ, ANONİM HALE GETİRİLMESİ
İşbu Aydınlatma Metninde anılan kanallar vasıtasıyla Şirketimiz ile paylaşmış olduğunuz kişisel veriler, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ve ilgili mevzuata uygun olarak en fazla 1 yıl olmak üzere Çalışan Adayı tarafından sunulan özgeçmişin güncelliğini kaybedeceği süre kadar saklanacaktır. Saklama süresini takip eden ilk haziran ya da aralık ayında yok edilerek imha edilecektir.
13- KİŞİSEL VERİLERİN GÜVENLİĞİ
Kişisel verilerin güvenliğini sağlamak adına yetkisiz erişim risklerini, kaza ile veri kayıplarını, verilerin kasti silinmesini veya verilerin zarar görmesini engelleyecek makul önlemler alınmaktadır. Kişisel verilere, erişim yetkisi bulunan kişilerden başkalarının erişmesini engellemek adına gereken her türlü teknik ve fiziki önlemler alınır. Bu kapsamda özellikle yetkilendirme sistemi, hiç kimsenin gereğinden fazla kişisel veriye erişmesinin mümkün olmayacağı şekilde kurgulanır. Sağlık verileri gibi özel nitelikli kişisel verilerin güvenliği sağlanırken diğer kişisel verilere göre daha katı önlemler alınır. Yetkilendirilmiş kişiler gereken güvenlik kontrollerinden geçirilir. Ayrıca bu kişiler, görev ve sorumlulukları hakkında eğitilir. Kişisel verilere erişim kayıtları teknik imkânlar elverdiği ölçüde tutulur ve bu kayıtlar düzenli aralıklarla incelenir. Yetkisiz erişim söz konusu olduğunda derhal soruşturma başlatılır. Kişisel verileri işleyen Şirket çalışanları, işlenen verilerin güvenliğinin sağlanması amacıyla aşağıdaki yükümlülüklere uyar:
- Kişisel verilerin korunmasına ilişkin konularda hukuka uygun ve dürüst davranma,
- Kişisel verileri doğru, tam ve eksiksiz işleme,
- Güncelliğini kaybeden kişisel verilerin güncellenmesi amacıyla gerekli çalışmaları yapma,
- Kişisel verilerin işlenmesinde herhangi bir hukuka aykırılık fark ettiğinde ilgili yöneticiyi bilgilendirme,
- Kişisel verilere ilişkin kanuni hakların kullanılabilmesi için gerekli yönlendirmeleri yapma.
14- ÇALIŞAN ADAYLARI’NIN KANUNİ HAKLARI VE BUNLARI KULLANMA YÖNTEMLERİ
Bu kapsamda kişisel veri sahipleri;
- Kişisel veri işlenip işlenmediğini öğrenme,
- Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
- Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
- Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
- Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması halinde, bunların düzeltilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
- 6698 sayılı Kanun ve ilgili diğer kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde, kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
- İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
- Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması hâlinde, zararın giderilmesini talep etme haklarına sahiptir.
Çalışan Adayları, sayılmış haklara ilişkin taleplerini Kurul’un belirlemiş olduğu yöntemlerle Şirkete iletebilir. Bu hakları kullanmak için www.bross.com.tr ve www.brossocks.com.tr adreslerinde yer alan “Veri Sorumlusu Başvuru Formu” ve bu formda belirtilen yöntemler kullanılarak Şirket ile irtibata geçilebilir.